Een Nederlandse B2B-sales-organisatie van 30 accountmanagers verloor gemiddeld 8 uur per week per persoon aan CRM-hygiëne. Wij bouwden in 30 dagen een agent die gespreksopnames omzet naar een gestructureerde CRM-update — inclusief BANT-velden en next-steps. Adoptie na 90 dagen: 87%.
AE’s verloren 8 uur per week aan CRM-hygiëne.
Notes uittypen, BANT-velden invullen, next-steps koppelen — handmatig na elke prospect-call. De manager had geen actuele forecast.
Drie senior AE’s bouwden zelf de workflow.
Vier wekelijkse sprints: opname → transcript → samenvatting → CRM-update. Iedere AE was eigenaar van zijn eigen use case.
8u tijdwinst, 87% adoptie, forecast realtime.
Alle 30 AE’s gebruiken de workflow. Manager hoeft geen update meer te chasen — de data is altijd actueel.
Hoe het werkt — vier stappen
Vanaf het moment dat een AE op record drukt, draait de workflow zonder verdere handelingen. Eindresultaat: een gestructureerde CRM-update én een follow-up draft binnen 3 minuten na het einde van het gesprek.
Gespreksopname
AE drukt op record in Zoom of Teams. Audio wordt veilig opgeslagen op EU-servers.
AI-transcriptie + samenvatting
Whisper transcribeert, GPT structureert in BANT-velden, decisions en next-steps.
CRM-update
Direct naar het juiste deal-record gepushed via de Salesforce-API. Velden ingevuld, notes ge-tagd.
Follow-up draft
Binnen 3 minuten na de call staat een gepersonaliseerde follow-up klaar in de drafts-folder.
“De kicker was dat het ons team niet werd opgelegd. We bouwden ‘m zelf — daarom houdt iedereen ‘m bij na 90 dagen.”Cees Willem Dam · Directeur, ADXpert
Wat er gebeurde na 30 dagen
De drie pilot-AE’s werden champions. Zij rolden de workflow zelf uit naar de andere 27 AE’s — zonder onze tussenkomst. Op dag 90 gebruikten alle 30 mensen de workflow wekelijks, en het sales-management had voor het eerst een forecast die op woensdagochtend al actueel was.
Stack & specs
Wat we hebben gebruikt om dit te bouwen — en hoe het past in jullie bestaande stack.
-
WH
Whisper Audio → tekst transcriptie (EU-tier)
-
GP
GPT-4o Samenvatting + BANT-extractie
-
SA
Salesforce API Direct schrijven naar deal-records
-
N8
n8n Cloud Workflow-orchestratie tussen tools
- Bouwtijd
- 30 dagen (4 sprints)
- Onderhoud
- <2u / maand door interne champion
- Hosting
- EU-only, geen trainingsdata
- Integratie-vereist
- Salesforce, Zoom (of Teams)
- Gebruikers
- 30 AE's · 3 sales-managers
- Maandlast
- ± €180 per AE (API + n8n)