Een Nederlandse B2B-sales-organisatie van 30 accountmanagers verloor gemiddeld 8 uur per week per persoon aan CRM-hygiëne. Wij bouwden in 30 dagen een agent die gespreksopnames omzet naar een gestructureerde CRM-update, inclusief BANT-velden en next-steps. Adoptie na 90 dagen: 87%.
AE’s verloren 8 uur per week aan CRM-hygiëne.
Notes uittypen, BANT-velden invullen, next-steps koppelen: handmatig, na elke prospect-call. De manager had geen actuele forecast.
Drie senior AE’s bouwden zelf de workflow.
Vier wekelijkse sprints: opname → transcript → samenvatting → CRM-update. Iedere AE was eigenaar van zijn eigen use case.
8u tijdwinst, 87% adoptie, forecast realtime.
Alle 30 AE’s gebruiken de workflow. Manager hoeft geen update meer te chasen, want de data is altijd actueel.
Hoe het werkt, vier stappen
Vanaf het moment dat een AE op record drukt, draait de workflow zonder verdere handelingen. Eindresultaat: een gestructureerde CRM-update én een follow-up draft binnen 3 minuten na het einde van het gesprek.
Gespreksopname
AE drukt op record in Zoom of Teams. Audio wordt veilig opgeslagen op EU-servers.
AI-transcriptie + samenvatting
Whisper transcribeert, GPT structureert in BANT-velden, decisions en next-steps.
CRM-update
Direct naar het juiste deal-record gepushed via de Salesforce-API. Velden ingevuld, notes ge-tagd.
Follow-up draft
Binnen 3 minuten na de call staat een gepersonaliseerde follow-up klaar in de drafts-folder.
“De kicker was dat het ons team niet werd opgelegd. We bouwden ‘m zelf, daarom houdt iedereen ‘m bij na 90 dagen.”Cees Willem Dam · Directeur, ADXpert
Wat er gebeurde na 30 dagen
De drie pilot-AE’s werden champions. Zij rolden de workflow zelf uit naar de andere 27 AE’s, zonder onze tussenkomst. Op dag 90 gebruikten alle 30 mensen de workflow wekelijks, en het sales-management had voor het eerst een forecast die op woensdagochtend al actueel was.
Stack & specs
Wat we hebben gebruikt om dit te bouwen en hoe het past in jullie bestaande stack.
-
WH
Whisper Audio → tekst transcriptie (EU-tier)
-
GP
GPT-4o Samenvatting + BANT-extractie
-
SA
Salesforce API Direct schrijven naar deal-records
-
N8
n8n Cloud Workflow-orchestratie tussen tools
- Bouwtijd
- 30 dagen (4 sprints)
- Onderhoud
- <2u / maand door interne champion
- Hosting
- EU-only, geen trainingsdata
- Integratie-vereist
- Salesforce, Zoom (of Teams)
- Gebruikers
- 30 AE's · 3 sales-managers
- Maandlast
- ± €180 per AE (API + n8n)