Je adviseurs besteden 58% van de tijd aan ‘werk over werk’.
Stop met het laten typen van timesheets, statusupdates en recap-mails door je dure specialisten. Wij implementeren AI-oplossingen die het bureauwerk rondom het werk overnemen, zodat je team kan focussen op het werk waar de klant voor wil betalen.
Waar gaat die tijd eigenlijk heen?
Bron: Kenniswerkers besteden wereldwijd gemiddeld 58% van hun werkdag aan ‘werk over werk’, zoals statusupdates, het zoeken naar informatie en interne communicatie. Slechts een derde van hun tijd gaat naar het gespecialiseerde vakwerk waarvoor ze zijn aangenomen.” Asana, Anatomy of Work Index
Je verkoopt de kennis van je mensen, maar je betaald ze om verslagen te typen.
“De uitwerking van die klantsessie duurt langer dan de sessie zelf.”
“Ik mis van 4 consultants nog de uren van vorige week, dus ik kan de facturen niet de deur uitdoen.”
Dure uren lekken weg aan:
Recap-mails, gespreksverslagen en actielijstjes maken.
Klantvragen vertalen naar interne briefings (en vice versa).
Timesheets invullen en projectbudgetten bewaken.
Interne meetings, briefings, kick-offs, reviews
De maandag van jouw specialist, vóór & ná dit programma.
Dezelfde art-director, dezelfde klanten, dezelfde tools. Een andere werkweek.
Maandag, 8:00 — 18:00
- 09:30 · Complexe klantsessie, de helft van de tijd druk met meeschrijven.
- 11:00 · Vorige projecten doorzoeken op basisinformatie voor een nieuwe klantaanvraag.
- 13:00 · Twee interne afstemmingsmeetings. Actiepunten in een los Word-document.
- 15:00 · Recap-mails van vanochtend uittypen en taken verdelen.
- 16:30 · Puzzelen in de urenregistratie. Welke projectcode was het ook alweer?
- 17:45 · De projectmanager vraagt om een statusupdate voor de klant.
Maandag, 8:00 — 18:00
- 09:30 · Klantsessie, AI luistert mee, structureert de beslissingen en noteert de acties.
- 11:00 · Een eerste draft voor de nieuwe aanvraag staat klaar, gebaseerd op jullie eerdere cases.
- 13:00 · Inhoudelijk werk doen voor de klant.
- 15:00 · Geen recap-mails te schrijven. AI heeft de klant en het team al geüpdatet.
- 16:30 · Timesheet is 80% vooringevuld op basis van de agenda en software-activiteit.
- 17:45 · Projectmanager en klant hebben de automatische wekelijkse update al in hun inbox.
Concreet. Per rol. Binnen 30 dagen live in jullie eigen systemen.
We bouwen in de tools die jullie al gebruiken, Asana, AFAS, Simplicate, Teamleader, Notion of Slack. Geen nieuwe portals.
Potentiële toepassingen:
Sessie → Briefing Automatisering
Elke aftrap of adviessessie wordt veilig getranscribeerd, samengevat en omgezet in een gestructureerd verslag. Direct gekoppeld aan het juiste project.
6u / week per creativeRecap & Status-mail Generator
Binnen 3 minuten na een meeting staat een klantvriendelijke mail klaar in de concepten, met besluiten en deadlines.
5u / week per accountleadConcept- & references-agent
Vóór elke conceptsessie: trend-scan, concurrent-analyse en visual references gestructureerd terug, met bron en context. Geen losse Pinterest-boards meer.
4u / week per art-directorTimesheet- & scope-agent
Vult uren automatisch in op basis van agenda’s en app-gebruik. Geeft een waarschuwing vóórdat een project uit z’n budget loopt.
3u / week per makerPitch- & proposal builder
Combineert jullie eerdere adviesrapporten, de nieuwe klantvraag en jullie template om direct een ijzersterke 80%-draft voor een voorstel op te leveren.
8u / week per new-business leadBrand- & copy-guardian
Bewaakt tone-of-voice en visual rules van élke klant. Geeft directe feedback op concepten en copy, vóór het naar de klant gaat.
0 brand-blundersBottom-up, niet top-down. Daarom blijft ’t plakken.
Klassieke bureau-tooling werkt niet omdat het van boven komt: de directie koopt een pakket, kondigt het aan, en na zes maanden is iedereen terug bij z’n eigen Excel-lijstjes.
Wij draaien het om. We starten bij de specialisten en adviseurs op de werkvloer. Zij kiezen zélf welke taak ze het meest haten (en willen automatiseren). Zij bouwen de toepassing met onze coaching.
Resultaat: adoptie van 89% in plaats van 23%.
“We hebben drie jaar lang AI-tools ‘erbij’ gekocht en niemand gebruikte ze. CommonBase liet onze art-directors en strategen zelf bouwen. Vier weken later draait er een meeting-naar-brief workflow die onze hele studio gebruikt.”
Wat bureaus ons eerst vragen.
AI schrijft niet in onze tone-of-voice. Hoe lossen jullie dat op?
Door de tone-of-voice expliciet te trainen op jullie eigen werk: bestaande voorstellen, campagnes en klantcommunicatie. De output wordt altijd door een mens gecontroleerd voordat er iets naar een klant gaat.
Welke taken kun je bij een bureau eigenlijk automatiseren?
De taken die zich herhalen en geen creatief oordeel vragen: verslagen, briefings, eerste versies van offertes en rapportages. We schreven er een volledig artikel over, inclusief welke taken je juist níet moet automatiseren.
Kannibaliseert AI ons uren-verdienmodel?
AI pakt eerst de uren die je tóch al niet factureert: interne administratie, verslaglegging, offertes schrijven. Die tijd gaat terug naar factureerbaar werk of scherpere voorstellen.
Hoe zit het met onze data en die van onze klanten?
We bouwen alleen op betaalde accounts en geen van jullie data wordt gebruikt om externe AI-modellen te trainen. Je krijgt een helder governance-document voor jullie eigen klanten.
Wat kost het?
Het 30-dagen programma is €8.950 voor een team tot 16 deelnemers. Liever eerst zelf twee dagen bouwen? Het AI Bootcamp is €1.750 per persoon. Zie de prijzenpagina voor alles wat erin zit.
Kan ik betalen in termijnen?
Ja. 50% bij kickoff, 50% bij oplevering is standaard. Voor Scale Partnerships werken we met kwartaaltermijnen.